רבות כבר נכתב על משבר הקורונה והשפעתו על הזירה העסקית. לכולם ברור שהנגיף שינה את חוקי המשחק בהרבה מאוד מובנים, ומרבית הארגונים והגופים העסקיים כבר הבינו: אנחנו צועדים אל מציאות שמחייבת הסתגלות לשינויים, גמישות והרבה מאוד פתיחות לחדשנות.
אמנם 2020 לא הייתה השנה שציפינו לה, אך חוסר הוודאות שנכפה עלינו אינו סיבה 'להתכנס' לאזור הנוחות ולשמר את המוכר. דווקא בתקופה זו של השנה, ובעיקר במציאות הקורונה, תוכניות העבודה חייבות להיות ממוקדות במה שייצר צמיחה בטווח הבינוני והארוך, לצד מהלכים טקטיים מחויבי המציאות. במילים אחרות, היעדים שיוגדרו בתוכנית יהיו שילוב של אסטרטגיה וטקטיקה.
כיצד עושים זאת? איך בונים תוכנית עבודה בעיצומו של משבר, שאינה רק מגיבה לשינויים אלא יוזמת? כיצד מקדמים עשייה חדשנית בתקופה של אי-ודאות? מהי הדרך להשקיע משאבים בהתנעת פרויקטים טכנולוגיים, או בהטמעת יכולות חדשות בארגון, בלי לקחת סיכונים גדולים מדי?
האתגר הגדול: לא רק להשלים עם מציאות הקורונה – אלא למנף אותה
חשוב לעצור לרגע ולנתח את המציאות הנוכחית, הן ברמה הגלובלית והן ברמה הארגונית. בעקבות המשבר עברו ארגונים רבים להתנהלות 'מצומצמת': תכנון לטווח קצר בלבד, ויתור על פרויקטים גדולים, 'ישיבה על הגדר' במקרים מסוימים, קיצוץ תקציבים, או מעבר לפתרונות נקודתיים. מספיק לבחון מה תוכנן ב-2020 ומה בוצע בפועל כדי להבין עד כמה השפיע הנגיף על התוכניות של כולנו.
דווקא מסיבה זו כדאי לבצע שינויים והתאמות לרוח התקופה. בניית תוכנית עבודה חדשנית תיצור יתרון לטובת החברה על פני המתחרים, תשדרג פעילויות ליבה, תאפשר לחברה להתקדם לעבר קפיצת המדרגה הבאה שלה ותהווה חלק בלתי נפרד מההיערכות למציאות חדשה. וכדי לעשות זאת בצורה מושכלת, חברות העומדות בפני בניית תוכנית עבודה בעלת אסטרטגיה מגובשת יכולות לעשות שימוש בתובנות ובתחזיות – וכך לקבל החלטות עסקיות המבוססות על נתונים ולא על חששות ותחושות בטן.
"שנה כיוון" – גמישות וחדשנות כתרבות ארגונית
חשוב מתמיד להקפיד שתוכניות העבודה לשנת 2021 יהיו ממוקדות, חדות וברורות. ככל שניתן יהיה לפרק פרויקטים גדולים לפעימות קטנות, כן ייטב. כדאי מאוד שכחלק מגילויי הגמישות, הארגון יעשיר את עצמו ברעיונות ובתהליכי עבודה חדשים שהיו עד כה מחוץ לדנ"א הארגוני.
בין אם מדובר ברענון התהליכים הפנים-ארגוניים או בפיתוח מוצרים חדשים שעד כה לא עלו על הפרק, הפתרונות הסטנדרטיים אינם מספיקים במקרים רבים, ולכן מומלץ לאמץ דפוסים של חשיבה מחוץ לקופסה – ויפה שעה אחת קודם.
כיצד לעשות זאת בפועל?
בבניית תוכנית עבודה שמביאה במכלול השיקולים שלה הן את הצרכים הארגוניים והן את אתגרי הקורונה, יש כמה צעדים ותהליכים שכדאי ליישם:
- שלב החשיבה – בראש ובראשונה יש להשקיע זמן וחשיבה יצירתית וחדשנית בבחירת נושאי הליבה. במסגרת זאת יש להבחין במדויק בין 'מה שחשוב' ל'מה שדחוף'. הרעיון הוא לא להתייחס לנושאים שכבר נמצאים 'על השולחן' ולהתמודד איתם בצורה חדשנית – אלא ללכת צעד אחד קדימה: למצוא נושאים חדשים בעלי ערך עסקי, כאלו שיהוו יתרון תחרותי ויקדמו את החברה להובלה בתחום פעילותה. מומלץ לשתף אנשים רלוונטיים בתהליך החשיבה כדי לייצר נקודת מבט נרחבת ועניינית יותר. בשלב זה כדאי להתייחס גם לשווקים חדשים שצומחים עכשיו – ולבחון כיצד המוצר או השירות שלכם יכול לעזור להם. וכפי שאומר הפתגם: "במקום להתאמץ לטפס על עץ מוכר, עדיף להיתפס לעצים שצומחים מהר…"
- מיקוד נושאי הליבה – מתוך רשימת הנושאים החדשים שגובשו בשלב החשיבה, כדאי לייצר רשימה קצרה וממוקדת שתתעדף עד חמישה נושאים עסקיים הנמצאים בליבת העשייה של החברה בשנים הקרובות. הרשימה תסייע לארגון להתמקד בפתרונות הטכנולוגיים הנחוצים, ולא 'להתפזר' ליעדים שאינם קריטיים או שעשויים לאבד רלוונטיות.
- שת"פ עם גופים חיצוניים – במסגרת מציאת הפתרונות מומלץ לבסס שיתוף פעולה עם חברות המתמחות בתחום ואשר מביאות איתן ידע, ניסיון וצוות מומחים. שת"פ שכזה יביא לידי ביטוי את הוותק המקצועי ואת שנות הניסיון במציאת פתרונות טכנולוגיים – ובכך יקטין את הסיכון ואת 'מחיר הטעות'. הודות לכך הארגון יוכל לשלב חדשנות בזמן קצר יחסית ולהעשיר את תמהיל הפתרונות הטכנולוגיים שלו – בלי להסתכן יותר מדי.
- בניית Prototype – כשאומרים 'חדשנות' חושבים על יצירתיות, על פתרונות מחוץ לקופסה, ולצידם גם על סיכונים. בניית Prototype היא הדרך המהירה, הזולה והפחות מסוכנת ל'הזרקת' חדשנות לארגון – כך אפשר יהיה לבחון את בחירת הנושא והטכנולוגיה תוך זמן קצר, להעריך את ה-ROI, להקטין חששות מהתחייבויות גדולות ולדעת מאוד מהר (ועם מעט סיכונים) אם כדאי לתקצב את הפרויקט ולהמשיך אותו, או לוותר עליו. כדי שזה ייעשה בצורה נכונה, חשוב שכל גוף מומחה יוביל את ה-prototype בתחומו.
- 'קטן ומהר' – תפיסה של חשיבה, של תכנון ושל ביצוע 'קטן ומהר' מומלצת בכל אחד מהשלבים. כפי שהמלצנו לבחון את נושאי הליבה ואת הטכנולוגיה הנדרשת באמצעות Prototype, כך מומלץ בפרויקט עצמו לעבור לעבודה בפעימות קצרות, ובכל פרק זמן שכזה להציג תוצר ביניים. החלוקה לשלבי ביניים תאפשר גמישות, ניהול מבוקר של הסיכונים, בקרה על התקציב והוצאות בפעימות קטנות יחסית, ולמעשה תיצור איים של ודאות בתוך מציאות של חוסר ודאות.
- דיגיטל ודאטה – זהו הזיווג המושלם שמככב בשיח של ארגונים רבים בשנים האחרונות, ונראה שהוא כאן כדי להישאר. במסגרת תוכנית העבודה לשנת 2021, על הארגון להעריך את מידת השימוש בדיגיטל ובדאטה כיום – ולהציב את היעד שאליו הוא רוצה להגיע. לא חשוב איפה ממוקם הארגון, השילוב של דיגיטל ודאטה יביא לקפיצת מדרגה.
כך, למשל, יש חברות רבות הנאלצות בימים אלו לשנות את מצג השירותים שלהן ללקוחות ולהרחיב את שירותי ה-self service שהן מציעות – וזאת על מנת לשמר המשכיות עסקית, להקל על התפעול, להגביר זמינות מרחוק ולהעלות את שביעות רצון הלקוחות. בפתרונות מסוג זה יש משקל גדול לניתוח פעילות הלקוחות באתר ובאפליקציה, כגון מי נכנס, כמה נכנסו, מה הלקוחות עושים, כמה כסף מניבה פעילות זו, מהן הצעות הערך למכירה נוספת, סגמנטציה של הלקוחות, פרסונליזציה של הצעות הערך לפרופיל הלקוח ועוד.
השילוב הזה – שימוש במומחים חיצוניים יחד עם בניית תהליך עבודה באבני דרך ממוקדות ובעלות תוצרים עסקיים – יאפשר לארגון למצוא את דרך המלך: מצד אחד להמשיך להתפתח ולהטמיע פתרונות חדשים ויכולות טכנולוגיות בפרק זמן קצר יחסית, ומצד שני להתנהל בזהירות המתבקשת בימים של חוסר ודאות.
בתוכנית עבודה שכזו יקבל הארגון אוסף של תובנות ותוצרים עסקיים שיאפשרו לו לראות את המציאות בצורה נאמנה – ובסופו של יום לרתום את השותפים ואת מקבלי ההחלטות. כך הוא יוכל לא רק להיות 'תגובתי' למציאות שנכפתה עליו, אלא להעז, להוביל ולנצח בסביבה העסקית שבה הוא מתחרה.
